1. ANTECEDENTES

Con ocasión de la expedición de la ley 1581 de 2012  sobre protección de datos personales, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013  y toda vez que LADRILLERA PRISMA S.A.S. en adelante la “Empresa” o “LADRILLERA PRISMA S.A.S.” ha conservado y conserva datos personales de clientes, prospectos de clientes, empleados, ex empleados, candidatos, proveedores, entre otros, en sus bases de datos y con el fin de dar cumplimiento a la citada normatividad, se permite adoptar los términos y condiciones para el tratamiento y administración de los datos personales, así como los procedimientos para que los titulares de los datos puedan ejercer sus derechos.

2. CAMPO DE APLICACIÓN

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, en adelante la “Política”, establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales la Empresa realiza la recolección, almacenamiento, administración, uso, circulación y supresión de los datos personales de los proveedores, clientes, prospecto de clientes, candidatos, empleados y ex empleados, etc. y demás personas naturales o jurídicas con las que LADRILLERA PRISMA S.A.S.  sostiene o ha sostenido alguna clase de relación (en adelante “titular del dato”).

En este sentido, se informa que el responsable del tratamiento de los datos personales es LADRILLERA PRISMA S.A.S., identificada con Nit: 860.522.351-0,  domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., con sede en la Diag. 69 G Sur No. 6 A 07, Portal Web:  www.ladrilleraprisma.com, Teléfono 3114270  y correo electrónico contacto@ladrilleraprisma.com.

Generalmente, LADRILLERA PRISMA S.A.S.  se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. La Empresa exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

Cuando el presente documento haga mención de LADRILLERA PRISMA S.A.S., se entenderán incluidas las sociedades vinculadas y aquellas con las que suscribe o celebra alianzas comerciales y estratégicas.

3. LEGISLACIÓN APLICABLE

Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013, así como por las demás normas que rigen la materia.

4. BASES DE DATOS Y VIGENCIA

Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento, aplican a las bases de datos de Gestión Humana, Proveedores y Gestión Comercial que posee LADRILLERA PRISMA S.A.S, cuyo período de vigencia se prolongará durante el tiempo en el que la Empresa desarrolle su objeto social.

5. OBJETO

El presente documento, tiene por objeto establecer las políticas y procedimientos para el tratamiento de los datos personales recopilados, almacenados, usados, administrados o transferidos por LADRILLERA PRISMA S.A.S, así como dar a conocer los derechos a los titulares, determinar los deberes de la Empresa como responsable del tratamiento, habilitar canales de atención y adoptar procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares. Lo anterior con el fin de dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y garantizar la protección del derecho fundamental de habeas data.

6. DEFINICIONES

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se entiende por:

1. a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3. c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4. d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
6. f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
7. g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
8. h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
9. i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
10. j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
11. k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

 

7. PRINCIPIOS

Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por LADRILLERA PRISMA S.A.S en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.

1. a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por LADRILLERA PRISMA S.A.S debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular;
2. b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
3. c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
4. d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de LADRILLERA PRISMA S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
5. e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados;
6. f) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de LADRILLERA PRISMA S.A.S se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
7. g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

 

8. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

LADRILLERA PRISMA S.A.S. está comprometida a suministrar un correcto uso y tratamiento de los datos personales de sus clientes, prospecto de clientes, proveedores, empleados, ex empleados y candidatos evitando el acceso no autorizado a terceros para impedir la vulneración, modificación, divulgación y/o destrucción de la información que reposa en nuestras bases de datos.

Por tal motivo, contamos con medidas de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, almacenamiento y procesamiento, incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido y solo tendrán acceso a ella algunos funcionarios debidamente autorizados, que requieran esta información para ejecutar su labor y quienes se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecidas en la Ley.

9. ALMACENAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

LADRILLERA PRISMA S.A.S. solicitará los datos necesarios para la comercialización de los bienes y servicios que ofrece, la contratación o vinculación de trabajadores, y el buen desarrollo de su objeto social. En algunos casos, podrá solicitar información adicional y sensible la cual será de libre y voluntaria entrega por parte de los titulares.

Los lugares y servidores en los que reposan las bases de datos están protegidos físicamente en un lugar seguro, en el cual sólo el personal autorizado puede acceder a él.

La Empresa ha implementado todos los mecanismos de seguridad vigentes en el mercado acordes con su actividad. La Empresa no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento.

10. FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS

La Información proporcionada a LADRILLERA PRISMA S.A.S.  por el titular del dato, será recolectada, almacenada, administrada, usada, circulada y transferida a empresas vinculadas o a las Entidades Públicas o Privadas con las que por Ley se deba compartir la información, para cumplir con las obligaciones derivadas de sus relaciones laborales y comerciales, así como para cumplir con la finalidad prevista para cada base de datos:

10.1. Base de Datos de Gestión Humana: Dentro de esta base de datos LADRILLERA PRISMA S.A.S.  almacena y custodia los datos personales de candidatos, empleados y ex empleados a fin de cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral, establecidas en el contrato laboral y en la Ley y en especial con la siguiente finalidad:

• Controlar el ingreso a las instalaciones de la Empresa.
• Gestionar procesos de selección de contratación de personal.
• Practicar pruebas de seguridad y polígrafo.
• Identificar al trabajador de la Empresa.
• Considerar la solicitud de los aspirantes a algún cargo.
• Contratar trabajadores.
• Efectuar las afiliaciones, cotizaciones y pagos al Sistema de Seguridad Social en salud, riesgos laborales y pensión.
• Efectuar los reportes y pagos relacionados con trabajadores enviados en misión por empresas de servicios temporales, aprendices, etc.
• Enviar reportes a las Entidades Públicas que requieran información del trabajador.
• Pagar nómina.
• Ubicar a los empleados.
• Expedir certificados laborales.
• Llevar el control disciplinario y el desempeño laboral.
• Determinar los cargos ocupados y los vacantes.

10.2. Base de Datos de Proveedores: Dentro de esta base de datos LADRILLERA PRISMA S.A.S almacena y custodia los datos personales de los proveedores de bienes y servicios, con la siguiente finalidad:

• Presentar solicitudes de bienes y servicios.
• Realizar estudios internos sobre el comportamiento y hábitos comerciales de los proveedores.
• Obtener cotización y asegurar la compra de bienes y servicios.
• Registrar correctamente los impuestos a que haya lugar.
• Dar cumplimiento al pago de los bienes y servicios.
• Negociar, celebrar, ejecutar y terminar contratos de prestación de bienes y servicios.
• Reportar información solicitada por las autoridades públicas, administrativas o judiciales, como lo son la Secretaría de Hacienda Distrital y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
• Enviar información que afecte la relación comercial y los contratos celebrados.
• Solicitar la recepción de documentos para ejecutar la relación comercial.
• Circularizar la evaluación de proveedores, de acuerdo a las exigencias del Sistema de Gestión de Calidad.
• Efectuar el pago de los bienes o servicios contratados.

10.3. Base de Datos de Gestión Comercial: Dentro de esta base de datos LADRILLERA PRISMA S.A.S almacena y custodia los datos personales de sus prospectos de clientes y de clientes para cumplir con la siguiente finalidad:

• Comercializar y enviar información sobre los productos de la Empresa.
• Enviar ofertas comerciales.
• Enviar cotizaciones de productos.
• Negociar, celebrar y ejecutar contratos comerciales.
• Efectuar la facturación.
• Llevar el registro de las ordenes de compra por cliente o prospecto de cliente.
• Llevar el registro del pago de las facturas.
• Hacer recaudo de cartera.

LADRILLERA PRISMA S.A.S.  realizará el tratamiento de los datos personales que se encuentren en sus bases de datos, desde el momento en que obtenga autorización por parte del titular del dato y hasta tanto se cumpla con las finalidades establecidas en este documento, en el contrato o en la Ley.

11. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales, tiene los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

12. DEBERES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

LADRILLERA PRISMA S.A.S. tendrá presente en todo momento, que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, LADRILLERA PRISMA S.A.S.  se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. c) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
4. d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
5. e) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
6. f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
   g) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
7. h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
8. i) Cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. MODIFICACIONES DE LA POLITICA

 La Empresa se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, su Política de Tratamiento de Datos Personales. Cualquier cambio será publicado en la página web de la Empresa www.ladrilleraprisma.com.  Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente Política.

14. REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN

 El titular del dato, al autorizar el tratamiento de sus datos personales por parte de la Empresa, le otorga el derecho para transferir sus datos personales a las empresas vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten dicha información.

15. AUTORIZACIÓN

La recolección, almacenamiento, administración uso, circulación o transferencia de datos personales por parte de LADRILLERA PRISMA S.A.S, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular del dato. LADRILLERA PRISMA S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha adoptado un formato de autorización el cual será puesto a  disposición del titular del dato, de manera previa al tratamiento de sus datos, física o electrónicamente, con el fin de obtener la autorización de los titulares, permitiendo la verificación del otorgamiento de dicha autorización, de conformidad con la Ley 1581 de 2102.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, así como los derechos que tiene en su calidad de Titular. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:

1. Quién recopila (responsable o encargado)
2. Qué recopila (datos que se recaban)
3. Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento)
4. Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados
5. Si se recopilan datos sensibles

LADRILLERA PRISMA S.A.S. adoptará las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de los datos personales para el tratamiento de los mismos.

16. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. A estos efectos LADRILLERA PRISMA S.A.S. ha adoptado un Aviso de Privacidad el cual contiene la siguiente información:

1. La identidad, domicilio y datos de contacto de la Empresa como Responsable del Tratamiento;
   B. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo, y;
   C. Los mecanismos generales dispuestos por la Empresa para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.

LADRILLERA PRISMA S.A.S. conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo el tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Para el almacenamiento del modelo LADRILLERA PRISMA S.A.S podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

16. DERECHO DE ACCESO

El titular del dato tiene el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, LADRILLERA PRISMA S.A.S. garantiza a los titulares el derecho de acceso, en tres vías:

1. La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
2. La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
3. La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de LADRILLERA PRISMA S.A.S de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

Para  garantizar el derecho de acceso a los titulares, previa acreditación de la identidad del titular o  de su representante, LADRILLERA PRISMA S.A.S. , ha dispuesto a la Asistente de la Gerencia, para atender las consultas y reclamos que realicen los titulares de los datos personales, el cual administrará el correo electrónico contacto@ladrilleraprisma.com  al cual, los titulares pueden enviar sus solicitudes de manera gratuita.

Cada vez que LADRILLERA PRISMA S.A.S.  ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de los derechos de los titulares o modifique las existentes, lo informará mediante su página web www.ladrilleraprisma.com.

17. CONSULTAS

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, LADRILLERA PRISMA S.A.S.  garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares o a sus causahabientes, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales LADRILLERA PRISMA S.A.S  ha habilitado el correo electrónico contacto@ladrilleraprisma.com.  el cual es administrado por la Asistente de la Gerencia.

Las solicitudes de consulta, serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

18. RECLAMOS

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar  en cualquier momento, un reclamo ante la Empresa, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo debe ir dirigido y enviado al Jefe de Sistemas de LADRILLERA PRISMA S.A.S, al correo electrónico contacto@ladrilleraprisma.com
2. La solicitud de reclamo ya sea solicitando la rectificación, actualización o supresión del dato deberá contener mínimo la siguiente información: i) el nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, ii) los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante, iii) la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos y iv) detalles o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
3. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si por alguna circunstancia LADRILLERA PRISMA S.A.S. recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido a él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene LADRILLERA PRISMA S.A.S. una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, la misma, se tendrá por no presenta.
6. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por: i) el titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o ii) su representante, previa acreditación de la representación.
7. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

 

19. SUPRESIÓN DE DATOS Y REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN

A través del canal, procedimiento y plazo previstos en el numeral anterior, el titular del dato tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a LADRILLERA PRISMA S.A.S la supresión (eliminación) de sus datos personales o la revocatoria total o parcial del tratamiento de datos personales, cuando:

2012. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
2013. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
2014. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal en las bases de datos, registros o archivos de LADRILLERA PRISMA S.A.S., de acuerdo con lo solicitado por el titular.

Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y en consecuencia, LADRILLERA PRISMA S.A.S, puede negar el ejercicio del mismo cuando:

• El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de los datos, obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, investigación penales, o a la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la supresión de los datos personales, LADRILLERA PRISMA S.A.S. realizará operativamente la supresión, de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

Los titulares de los datos personales, pueden solicitar la revocatoria de la autorización del tratamiento de sus datos personales, frente a una, algunas o todas las finalidades para los cuales otorgó autorización a la Empresa. Cuando la revocatoria de autorización sea  parcial, LADRILLERA PRISMA S.A.S. seguirá tratando los datos del titular, respecto de las demás finalidades para las cuales sigue habiendo autorización.  Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria de su consentimiento a LADRILLERA PRISMA S.A.S, indique  si la revocación que pretende realizar es total o parcial. Sin embargo no habrá lugar para la revocatoria de autorización, cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

20. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, LADRILLERA PRISMA S.A.S.  Adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

21. VIGENCIA

El presente manual rige a partir del 2 de noviembre 2016.